Was ist das? Normalerweise erfordern Videokonferenzen hohe Investitionskosten.Man kauft die Systemkomponenten wie Kameras, Decoder, Steuereinheiten, MCU und Gateways und zahlt Leitungsgebühren – neben Grundgebühren oft auch noch Nutzungsgebühren. Sicherlich: Trotz dieser Kosten wird jeder Vergleich zwischen Reisekosten und Kosten für Videokonferenzen ergeben, dass Videokonferenzen erhebliche Einsparungspotentiale im Vergleich zu Reisen bieten. Es stellt sich also weniger die Frage, „ob“ Videokonferenzen, sondern „wie“. Meist wird die Frage nicht gestellt, sondern sämtliche benötigte technische Ausrüstung gekauft oder geleast.
Für Firmen, die nicht über eine IT-Abteilung mit auf Kommunikationssysteme spezialisierten, ständig verfügbaren Mitarbeitern verfügen, gibt es durchaus eine Alternative: Das Videokonferenzproviding. Das Provider-Modell geht einen völlig anderen Weg und bietet professionelle Videokonferenzen als Dienstleistung – und nur diese wird bezahlt. Es werden somit keine Geräte gemietet, geleased oder gekauft, sondern die Funktionen und Vorteile "Videokonferenz" als Dienstleistung in Anspruch genommen. Dabei ist es unerheblich wie viele Einzelsysteme zum Einsatz kommen. Kunden beauftragen nur einen neuen Standort, der Provider kümmert sich um alle Details der Beschaffung, Installation, Schulung und die Integration in das bestehende Netzwerk. ISDN zu IP Gateways und Multipoint Control Units (für Mehrpunktkonferenzen) werden vom Provider vorgehalten und dem Kunden bei Bedarf zur Verfügung gestellt. Der Videokonferenz-Provider stellt Hardware, Anschluss und Leitung sowie Service, Schulung, Support und Wartung. Der Kunde zahlt eine einmalige Einrichtungsgebühr, eine Grundgebühr und ggf. Minutenpreise für die durchgeführten Verbindungen, je nach gebuchtem Tarif. So entlastet das Geschäftsmodell des Videokonferenz-Providers seine Kunden von den hohen Anschaffungskosten und den Betriebskosten des funktionstüchtigen Kommunikationssystems. Ein einfaches und erfolgreiches Modell, das Videokonferenzen für kleine Unternehmen bezahlbar und für größere Unternehmen so einfach wie noch nie macht.